Jak rozliczać czas pracy?

CornerRight 6 min
Firma

Automatyzacja śmiało wkracza do wielu obszarów biznesowych. Sprawdza się na polu działań rutynowych oraz tam, gdzie o powodzeniu decyduje precyzja i ekonomia pracy. Automatyzacja upraszcza radzenie sobie z najbardziej żmudnymi wyzwaniami, które są podatne na ludzkie błędy. Rozwiązania w zakresie automatyzacji są wolne od nieścisłości, skalowalne, wydajne, przewidywalne i zdolne do nieprzerwanej pracy. Firmy w większości sektorów gospodarki poszukują sposobów na usprawnienie procesów wewnętrznych. Technologia otwiera furtkę do rozwiązań adekwatnych do danej branży i jej specyfiki.

 

Tl;dr

Coraz więcej zadań w organizacjach może przebiegać automatycznie, dzięki czemu dzień pracy odciążonego pracownika może być wypełniony wyzwaniami bardziej kreatywnymi, a niekiedy także mniej frustrującymi. Przykładem jest np. rutynowe rejestrowanie czasu pracy. Dzięki systemowi CRM i jego funkcjom monitorowanie godzin poświęconych na zadania przebiega bezbłędnie. Innym procesem, który warto automatyzować w organizacjach, jest obsługa faktur. Ułatwia ją technologia Robotic Process Automation, wykorzystywana już w przypadku wielu innych powtarzalnych procesów, obecnych np. w działach HR.

Mierzenie czasu pracy należy do niezbędnych, a jednocześnie najmniej lubianych zadań administracyjnych. Tutaj automatyzacja często okazuje się zbawienna. Jak rozliczać czas pracy w sposób zautomatyzowany? W uproszczeniu, w tym wypadku to narzędzie informuje nas, na jakie zadania poświęcono czas, a nie my wprowadzamy tego rodzaju dane do programu. Rozwiązania automatyzujące czas pracy działają w tle, precyzyjnie rejestrując wszystkie zadania powiązane z zawodowymi działaniami za samego pracownika. Niektóre opierają się na AI. Dzięki czemu są w stanie wygenerować np. codzienny raport czasu pracy. Jak automatyzacja czasu pracy wygląda w praktyce?

 

 

CRM a wyzwania zarządzania czasem

System CRM porządkuje procesy sprzedażowe i marketingowe. Stanowi spójną bazę wiedzy dla wszystkich pracowników, służy koordynacji pracy. Sprawdza się jako narzędzie do planowania czasu i zwiększania produktywności. Dzięki niemu rozliczanie czasu pracy może przestać kojarzyć się z mozolnym obowiązkiem. Oprogramowanie CRM to sprawdzone narzędzie zwłaszcza dla właścicieli przedsiębiorstw. Dzięki niemu mogą zarządzać planami działań własnych i pracowników, nie eksploatując zasobów na zaawansowane żonglowanie zadaniami.

Kalendarz zespołu

Dobra organizacja umożliwia skuteczne zarządzanie czasem, a kalendarz zespołu synchronizuje harmonogramy dnia każdej osoby w zespole. Platforma CRM może współgrać z innymi programami, np. Microsoft Outlook i Kalendarzem Google. Jeżeli główny kalendarz w Twojej organizacji bazuje na jednym z nich, nic nie stoi na przeszkodzie, by jeden z zespołów korzystał tylko z CRM, ponieważ nadal będzie połączony z firmowym kalendarzem. Gdy członek zespołu lub dowolna osoba zatrudniona w firmie zmieni szczegóły spotkania lub całkowicie je wykasuje, zmiany te będą zapisywane automatycznie w kalendarzu wszystkich osób. Funkcje tego typu wykluczają przeoczenie spotkania lub stawienie się na callu, który został anulowany.

Raport zadań

Oprogramowanie CRM może codziennie wysyłać raport zadań na skrzynkę elektroniczną. Dzięki temu nigdy nie ma wątpliwości, co należy wykonać danego dnia. Ustalenie priorytetów nie stanowi problemu dzięki nadaniu zadaniom stopnia ważności. Wyraźnie widać również ewentualne przekroczenie terminów. Kierownik zespołu może szybko rzucić okiem na postępy swoich podwładnych.

Codzienny raport

Panel w systemie uwzględnia codzienny raport. Obejmuje on ostatnią aktywność w organizacji, a także osoby z listy kontaktowej, które są najbardziej aktywne. Ta informacja może służyć jako wskazówka, z którymi pracownikami warto w danej sprawie nawiązać kontakt w pierwszej kolejności danego dnia.

Zalety automatyzacji w obszarze obsługi faktur

Automatyzacja obsługi faktur to inny, dojrzewający obecnie obszar automatyzacji. Cechuje się ograniczonym ryzykiem wdrożeniowym, ma też wyraźne korzyści. Dzięki niej zespoły back office, działy finansowy czy zaopatrzenia mogą poświęcić uwagę zadaniom o większej wartości dodanej. Na tym lista zalet się nie kończy. Automatyzacja wiąże się również z ograniczeniem kosztów związanych z przetwarzaniem faktur. To oszczędności nawet rzędu 90%. A jednocześnie mniej błędów przy przetwarzaniu tych dokumentów – ze względu na to, że pracownicy skupiają się wyłącznie na fakturach, które są bardziej skomplikowane do interpretacji.

Digitalizacja bez automatyzacji

Obecnie cały proces zarządzania fakturami uległ cyfryzacji. Z tej przyczyny wiele firm popełnia błąd, nie traktując samej automatyzacji obsługi faktur priorytetowo. Zarządzanie fakturami przebiega prawie całkowicie cyfrowo nawet bez automatyzacji. W dużej mierze wymaga jednak także pracy manualnej. Faktury, wyodrębnione dane i płatności są w sferze cyfrowej, ale powiązane działania zajmują niemal tyle czasu, co proces całkowicie analogowy. Kwestia pracy fizycznej w procesach cyfrowych to rozpowszechniony temat, który dotyczy niejednej organizacji. Na szczęście stopniowo widać poprawę w tym zakresie. Coraz częściej powtarzalne procesy są automatyzowane. Najczęściej udaje się to osiągnąć dzięki Robotic Process Automation (RPA), technologii automatyzacji procesów biznesowych. Automatyzacja obsługi faktur zdaje się być obszarem, w którym najczęściej wdraża się te właśnie technologie.

Jak wygląda automatyzacja obsługi faktur?

Automatyzacja obsługi faktur jest procesem, w ramach którego można wyszczególnić 2 elementy. Ten pierwszy jest kluczowy i polega na wyodrębnieniu danych z faktur. Kolejne kroki obejmują procesy oparte na regułach. W tym obszarze można z kolei opisać 2 rodzaje rozwiązań: zaawansowane, związane z zarządzaniem zobowiązaniami, oraz rozwiązania oparte o wspomnianą wyżej technologię Robotic Process Automation, które znajdują zastosowanie w całym procesie automatyzacji obsługi faktur.

 

Automatyzacja postępuje w wielu obszarach i nie ma od niej odwrotu. Aby cieszyć się wzorowymi, mierzalnymi rezultatami w zakresie automatycznego rozliczania czasu pracy, automatycznej obsługi faktur czy jakimkolwiek innych zadań, które zamierzamy uczynić efektywniejszymi, warto pamiętać o kilku zasadach. Niedopracowany proces nie nabierze perfekcji dzięki samej automatyzacji. Proces nie do końca użyteczny czasem lepiej odrzucić, niż poświęcać czas na jego automatyzację. Natomiast wraz ze złożonością IT, wzrasta stopień skomplikowania procesu jego automatyzacji.

Podobne wpisy

Blockchain publiczny vs. blockchain prywatny: definicje, różnice, podobieństwa

8 min

W ostatnich latach technologia blockchain szturmem zdobyła branżę technologiczną, oferując przedsiębiorstwom zupełnie nowy, a przy tym bardzo bezpieczny sposób obsługi transakcji. Możemy zakładać, że to dopiero początek, a w przyszłości aplikacje blockchain będą rewolucjonizować także inne branże.

pon./paź/2021
Więcej

Blockchain Wallet – czym jest? Wprowadzenie

7 min

Chociaż produkty oparte na blockchainie są dostępne na rynku już od kilku lat, wielu klientów wciąż ma pewne wątpliwości co do tego, jak działają niektóre mechanizmy łańcucha. Jednym z nich jest Blockchain Wallet, cyfrowy produkt, który zapewnia określone korzyści użytkownikom, którzy chcą przechowywać coiny, takie jak Bitcoin lub Ether, i zarządzać nimi.

pt./wrz/2021
Więcej

Czy pracownicy marnują czas na home office?

9 min

Przymus pracy zdalnej spadł na przedsiębiorców jak grom z jasnego nieba. Z dnia na dzień miliony osób na całym świecie znalazło się w pracy, nie ruszając się z domu: bez wcześniejszego przygotowania, stosownego przeszkolenia i ustalenia jasnych zasad co do tego, jak ich praca powinna teraz wyglądać. Taka sytuacja generuje konflikty i rodzi pytania o efektywność pracy zdalnej.

pt./lut/2021
Więcej

Czym jest DeFi? Korzyści i zastosowania zdecentralizowanych finansów

9 min

Jeżeli jesteś na bieżąco ze światową sceną blockchain, prawdopodobnie słyszałeś już o zdecentralizowanych finansach (w skrócie DeFi, od ang. decentralised finance). Jest to zbiorcze określenie dla całego ekosystemu trendów, teorii oraz rozwiązań, które aktualnie pojawiają się na rynkach krypto, fintech i innych.

pt./sie/2021
Więcej