Jak usprawnić komunikację w firmie?

CornerRight 7 min
Firma

Środków przekazywania informacji w organizacji jest wiele. Sprawna komunikacja w firmie nie dotyczy jedynie porozumiewania na linii zarząd-podwładni. To również przepływ informacji między zespołami pracowników. Na rynku istnieje szeroki wachlarz różnorodnych narzędzi, które sprzyjają niezakłóconej komunikacji i poprawiają jej jakość. Przyjrzyjmy się komunikatorom firmowym oraz innym wartym uwagi i wdrożenia narzędziom skutecznej komunikacji.

Tl;dr

O skuteczną komunikację w organizacji warto zabiegać, ponieważ wpływa na całościowe funkcjonowanie firmy, jak i działania samych pracowników. W obecnych czasach kanały komunikacji wewnętrznej są coraz lepiej skonstruowanymi narzędziami. Wyróżniają się jakością. Towarzyszą członkom zespołów na wielu etapach i czynią ich działania skuteczniejszymi. Nacisk na mierzenie kompetencji może poprawić komunikację z przyszłymi pracownikami podczas rozmów kwalifikacyjnych. Komunikacja w większym zespole osób zaangażowanych w projekt obejmuje komunikacyjne niuanse, o które warto zadbać.

Sprawna komunikacja w firmie to pojęcie bardzo szerokie. Często spotykamy się ze stwierdzeniem, że warto komunikować się skutecznie, unikać konfliktów, posiąść sztukę słuchania. O jakie konkretne działania w tym wypadku chodzi? Na co warto zwrócić uwagę, by osiagnąć te cele?

Intranet: ważny kanał komunikacji wewnętrznej

Skuteczny intranet to bardzo ważne narzędzie komunikacji wewnętrznej. To komunikator firmowy, który informuje, zapewnia prosty dostęp do narzędzi i zasobów. Może również motywować i podbudowywać wizję przywództwa. Co ciekawe, w dobie pandemii rola intranetu wzrasta. Pracownicy, którzy znaleźli się w warunkach pracy tak bardzo odmiennych od dotychczasowych postrzegają to medium jako wsparcie nastroju i sposób na zmniejszenie obaw związanych z epidemią. 

Intranet służy niewielkim organizacjom, które zatrudniają do kilkudziesięciu pracowników, ale też międzynarodowym korporacjom. Jest trochę jak internet – podstawowe miejsce pracy online. Nowoczesny intranet ma interaktywną strukturę w formie drzewa. Daleko mu do plików PDF i JPG. Jest zintegrowany z systemami kadrowymi. Daje łatwy podgląd danych związanych z urlopami, delegacjami, obecnością i lokalizacją danej osoby w firmie czy zastępstwami. Intranet informuje również o tym, kto jest przełożonym danej osoby i kto pracuje z nią w zespole.

Sprawna wyszukiwarka pracowników, artykułów i dokumentów to priorytetowy element dobrego intranetu. Wyszukiwarka osób pracujących w organizacji jest kluczowa. Wszyscy znamy sytuacje, kiedy trzeba szybko ustalić, do kogo zwrócić się z daną sprawą, aby jak najszybciej ją rozwiązać. Wyszukiwarka przyda się bardzo w takich właśnie momentach.

Pomocny jest również kalendarz, widoczny z poziomu strony głównej. W intranetowym kalendarzu można umieścić firmowe imprezy, spotkania, daty rozliczeń, audytów. Niech służy jako repozytorium wszystkich wydarzeń i ważnych działań. 

Rola systemu zarządzania kompetencjami pracowników

Sprawnej komunikacji w firmie sprzyja również system zarządzania kompetencjami powiązany ze strategią i kulturą organizacyjną. Taki system wskazuje, jakie kompetencje warto rozwijać na danych stanowiskach. W zakres systemu zarządzania kompetencjami wchodzi również analizowanie potrzeb, identyfikowanie i projektowanie kompetencji, a także dostosowywanie ich do zmian czy tworzenie konfiguracji kompetencji u pracowników i zespołów.

Określenie wewnętrznego potencjału i zdolności przenoszenia wiedzy do nowych sytuacji, które posiadają konkretni pracownicy, jest bardzo ważne, aby organizacja osiągała sukcesy. Znając dobrze zakres kompetencji poszczególnych osób, można zachęcać je do zdobywania i rozwijania umiejętności w odpowiednich obszarach. Możliwe staje się określenie relacji między kompetencjami już posiadanymi, a tymi naprawdę potrzebnymi z perspektywy firmy i wyrównywanie tych rozbieżności. Bazując na wspomnianym systemie można powoływać do życia projekty, np. szkoleniowe programy i narzędzia takie jak profile stanowisk, arkusze ocen okresowych.

Sprecyzowanie kompetencji potrzebnych w pracy na danym stanowisku oraz określenie, na co zwracać uwagę, żeby rozpoznać, czy rekrutująca się do firmy osoba posiada te kompetencje stwarza ramy do bardziej ustrukturyzowanych rozmów kwalifikacyjnych. 

Poprawa komunikacji zespołowej

Dobra komunikacja w teamie sprzyja skutecznej realizacji projektów i ogólnej atmosferze. Musi bazować na jasnym przekazie. Sprawne przekazywanie komunikatów ułatwia i przyśpiesza pracę. Warto upewnić się i dopytać, czy wszyscy członkowie zespołu zrozumieli delegowane im zadania i czy na pewno wszystko zrozumiałe. Z zespołem warto komunikować się regularnie i często, bo samo wyznaczenie zadań może nie wystarczyć. Członkowie zespołu docenią, gdy manager zapyta, czy czegoś może nie potrzebują lub przypomni o danym zadaniu osobie, która ostatnim razem miała kłopot z jego terminowym zakończeniem. Do tego typu komunikacji doskonale sprawdzi się komunikator wewnętrzny taki jak Google Hangouts. Można zdecydować się też na bardziej kompleksowe rozwiązanie do zarządzania zadaniami i projektami z wbudowanym komunikatorem, np. IC Project.

Niektóre spotkania okazują się tak naprawdę zbędne. Zwłaszcza te krótkie, kilkunastominutowe, które dodatkowo obejmują jeszcze czas potrzebny na dotarcie, oczekiwanie na pozostałych uczestników itp. Dlatego nieskomplikowane komunikaty warto, w ramach możliwości, przekazywać telefonicznie, mailem lub komunikatorem wewnętrznym. Organizujmy jedynie niezbędne spotkania w przestrzeni fizycznej. Wiele z nich można zastąpić wideokonferencją. 

Dużo mówi się o konstruktywnym feedbacku. Jak go zapewnić? Do informacji o tym, co zostało wykonane niepoprawnie, można dodać wzmiankę o zadaniu, które jakiś czas temu się udało i zdopingować do powtórzenia wyniku. Nie zaszkodzi udzielić wskazówki, jak uniknąć błędów w przyszłości. 

Jeżeli zespół tworzą ludzie, którzy zwyczajnie się lubią, komunikacja w firmie przychodzi łatwiej. Dlatego warto dobrze się poznać, a nawet wykonać testy osobowościowe, które podpowiedzą, kto jakim typem człowieka jest, jakie postawy nim/nią kierują oraz jak z nim/nią się komunikować. 

Warto utworzyć osobny kanał do komunikacji w komunikatorze wewnętrznym taki, do którego mają dostęp wszyscy członkowie projektu i który zapewnia szybki dostęp do odpowiedzi. Zespół poczuje się jedną całością, jeżeli stworzymy swobodną przestrzeń. Dzięki niej uruchomimy gotowość do rozmów o pomysłach, dyskusji, burzy mózgów. To powinno ośmielić nawet bardziej introwertycznych pracowników. 

Nie każdy jest skory do dzielenia się postępami w toczącym się projekcie z własnej inicjatywy. Dlatego można zastanowić się nad wprowadzeniem stałych, regularnych punktów w pracy projektowej. Ułatwi to przepływ informacji w zespole. Mogą być nimi cotygodniowe spotkania, zawsze o tej samej godzinie, w ten sam dzień tygodnia. W ich trakcie można omówić postępy z poprzedniego tygodnia i zadania na następny. Dobrze sprawdza się też codzienne raportowanie na koniec dnia, które działania udało się doprowadzić do finału. Taki element sprawi, że informacje będą bardziej przejrzyste. Osoby, które w standardowych warunkach nie wyszłyby z inicjatywą rozmowy, zapewne wykażą się otwartością.

Skuteczne przekazywanie informacji jest we współczesnym świecie bardzo cenne. Skuteczna komunikacja w firmie pomiędzy jej pracownikami jest w biznesie kluczowa. To trampolina do sukcesu organizacji na rynku. Tak naprawdę nieefektywne przekazywanie informacji naraża firmę na utratę czasu i pieniędzy. Jakość komunikacji w firmie wpływa również na samo zaangażowanie w pracę, relacje interpersonalne między pracownikami i stopień, w którym zatrudnione osoby identyfikują się z organizacją. Dlatego też dbałość o to, by komunikacja w firmie przebiegała skutecznie, jest ważnym aspektem zarządzania efektywnością organizacji.

Podobne wpisy

Blockchain publiczny vs. blockchain prywatny: definicje, różnice, podobieństwa

8 min

W ostatnich latach technologia blockchain szturmem zdobyła branżę technologiczną, oferując przedsiębiorstwom zupełnie nowy, a przy tym bardzo bezpieczny sposób obsługi transakcji. Możemy zakładać, że to dopiero początek, a w przyszłości aplikacje blockchain będą rewolucjonizować także inne branże.

pon./paź/2021
Więcej

Blockchain Wallet – czym jest? Wprowadzenie

7 min

Chociaż produkty oparte na blockchainie są dostępne na rynku już od kilku lat, wielu klientów wciąż ma pewne wątpliwości co do tego, jak działają niektóre mechanizmy łańcucha. Jednym z nich jest Blockchain Wallet, cyfrowy produkt, który zapewnia określone korzyści użytkownikom, którzy chcą przechowywać coiny, takie jak Bitcoin lub Ether, i zarządzać nimi.

pt./wrz/2021
Więcej

Czy pracownicy marnują czas na home office?

9 min

Przymus pracy zdalnej spadł na przedsiębiorców jak grom z jasnego nieba. Z dnia na dzień miliony osób na całym świecie znalazło się w pracy, nie ruszając się z domu: bez wcześniejszego przygotowania, stosownego przeszkolenia i ustalenia jasnych zasad co do tego, jak ich praca powinna teraz wyglądać. Taka sytuacja generuje konflikty i rodzi pytania o efektywność pracy zdalnej.

pt./lut/2021
Więcej

Czym jest DeFi? Korzyści i zastosowania zdecentralizowanych finansów

9 min

Jeżeli jesteś na bieżąco ze światową sceną blockchain, prawdopodobnie słyszałeś już o zdecentralizowanych finansach (w skrócie DeFi, od ang. decentralised finance). Jest to zbiorcze określenie dla całego ekosystemu trendów, teorii oraz rozwiązań, które aktualnie pojawiają się na rynkach krypto, fintech i innych.

pt./sie/2021
Więcej