Jak zarządzać zadaniami pracowników?

CornerRight 8 min
Firma
Bez kategorii

Skuteczne zarządzanie pracownikami optymalizuje biznes na wielu poziomach. To sposób myślenia i podejście do pracy, które poprawia kreatywność i wydajność. Buduje jednocześnie dobrostan osób zatrudnionych w organizacji, bo praca przynosi im szczerą satysfakcję. Wszystko to staje się możliwe, jeżeli zadbamy o wzorowe zarządzanie samymi zadaniami pracowników. W nieprzewidywalnych czasach pandemii o wiele łatwiej jest popaść w stan niewiedzy czy pominąć zadanie do zrobienia. Dlatego tak ważne jest przejrzyste zarządzanie zespołem i informowanie jego członków o priorytetach.

Tl;dr

W czasie pandemii zarządzanie zadaniami pracowników nabiera jeszcze większego znaczenia. Kwestia jest istotna w większości branż. W niektórych ma znaczenie szczególnie kluczowe ze względu na ewentualne konsekwencje popełnionych błędów przy pracy. Obowiązki zawodowe można zorganizować dzięki narzędziu typu task manager. Kilka funkcji i cech tego rozwiązania gwarantuje sukces w zarządzaniu zadaniami zespołu. Na rynku są dostępne narzędzia typu task manager, które poza monitorowaniem postępu w projekcie umożliwiają odnotowywanie czasu pracy. Wprowadzenie task managera do codzienności organizacji ułatwia działania managera i całego zespołu. Jednocześnie szlifuje umiejętność współpracy zarówno pomiędzy pojedynczymi pracownikami, jak i całymi działami.

Wyzwania w zarządzaniu zadaniami w różnych branżach

W niektórych branżach, na przykład tych, które obejmują handel żywnością, pewne zadania muszą zostać wykonane w powtarzalnych odstępach czasu i odnotowane jako zakończone.  Błędy w tym zakresie, na przykład owoce sprzedane po dacie ważności czy niepoprawnie przechowywane produkty, mogą stanowić ryzyko dla biznesu. Dlatego potrzebne jest solidne zarządzanie zadaniami. Patrząc pod kątem zdrowia i bezpieczeństwa, sytuacja wygląda podobnie na terenach budowy, w sektorze ochrony zdrowia czy w barach i restauracjach.

Duże marki, które mają wiele lokali sklepowych, kładą nacisk na spójne doświadczenie klienta. Restauracje typu fast-food zapewniają w reklamach o tak samo wysokim poziomie obsługi i jakości dań w menu niezależnie od lokalizacji, na całym świecie. Podobnie jest z siłowniami, które w każdym punkcie starają się zachować te same standardy obsługi. W tego typu branżach częściej ma miejsce zatrudnianie pracowników w niepełnym wymiarze godzinowym. Trudniej wtedy o wysoką jakość przy regularnych zadaniach. Z pomocą odpowiednich narzędzi można podzielić je na mniejsze elementy i umieścić instrukcje dla pracowników z pomocami wizualnymi. Dzięki temu otwarcie sklepu czy sprzątanie pomieszczeń będzie wykonywane bez zarzutu.

Organizacja pracy z task managerem

Task manager ma o wiele większy potencjał, niż wskazuje na to nazwa. Pozwala nie tylko na tworzenie list zadań i wykreślanie tych już wykonanych. Jest zorganizowanym systemem, dzięki któremu zespoły mogą identyfikować i monitorować działania oraz zarządzać pracą. Task manager solidnie wspiera biznes, zwiększając produktywność członków zespołu. Dobre narzędzie tego typu uwzględnia funkcje takie jak śledzenie postępu w wykonaniu zadań, przydzielanie pracy poszczególnym osobom, ustalanie deadline’ów i harmonogramów pracy oraz ich modyfikacje.

Dlaczego software do zarządzania zadaniami jest niezbędny?

Każdego dnia zespoły napotykają różne wyzwania: związane z projektami, działaniami HR, mediami społecznościowymi, fakturami – przykłady można mnożyć. Trudno wyobrazić sobie skuteczne zapanowanie nad takimi zadaniami za pomocą tradycyjnego długopisu i arkusza papieru. Tabela w Excelu zdaje się ułatwiać nieco sprawę. Wystarczy jednak spróbować, by nabrać przekonania, że daleko jej do rozwiązania idealnego. Bez dedykowanego software’u bardzo trudno jest zapanować nad mnożącymi się zadaniami w bieżących projektach, a jednocześnie dotrzymywać terminów, śledzić rozwój projektów i zarządzać zespołem. Do tego właśnie jest stworzony task manager. Narzędzie to udostępnia przestrzeń, w której można sprostać wszystkim powyższym wyzwaniom codziennej pracy. W rezultacie unikamy dezorganizacji czy zbędnej frustracji.

Task manager poprawia nie tylko efektywność zespołu. Sprzyja również skutecznej komunikacji i rozwijaniu zdolności do współpracy między pracownikami. Każdemu zadaniu przydzielona jest przestrzeń. Dzięki temu zespół z łatwością przyswaja informacje i wspólnie pracuje nad zadaniami. Nie ma możliwości, by ktoś był niezorientowany w kwestii obowiązków do wykonania, bo każda przypisana osoba ma dostęp do tej przestrzeni. Zespół może w prosty sposób dzielić się plikami i pomysłami, przekazywać feedback i szybko wywiązywać się z obowiązków.

W gąszczu zadań trzeba wyselekcjonować te, które wymagają uwagi w pierwszej kolejności. Trudno się nie zgodzić, że ukończenie projektu dla klienta jest istotniejsze niż decyzja, jaki motyw przewodni będzie miała firmowa impreza. Dlatego konieczna jest priorytetyzacja. Dzięki task managerowi staje się łatwiejsza. Możemy jak najszybciej skupić się na tym, co dla nas najistotniejsze.

Jakie funkcje ma dobry task manager?

Warto wybrać oprogramowanie do zarządzania zespołem i jego zadaniami, które umożliwia liczne integracje z aplikacjami – na przykład z Kalendarzem Google, Slackiem, platformą Salesforce czy narzędziem Zapier. Monitorowanie postępu w wykonywaniu obowiązków jest również funkcją bardzo pożądaną. Zarządzanie pracownikami ułatwia możliwość szybkiego sprawdzenia, na jakim etapie pracy jest dana osoba oraz czy nam i innym pracownikom udaje się spełniać wyznaczone cele. Funkcja śledzenia postępu pozwala na wizualizację projektu z wielu różnych perspektyw.

Nawet najlepsze narzędzie może niekiedy zawodzić, a pracownik utknąć, korzystając z niego. W obu przypadkach zwrócimy się do supportu. Dlatego ogromnym plusem narzędzia jest czat, na ktorym szybko uzyskamy odpowiedzi. Gdy potrzebujemy wsparcia, docenimy również krótki czas oczekiwania na e-mail.

Codzienne korzystanie z wybranego narzędzia nie powinno jednak przysparzać trudności. Task manager musi być łatwy w obsłudze w równym stopniu dla juniora i doświadczonych project managerow, zespołów, które nie rozumieją kodu, jak i programistów. Poszczególne działy w organizacji powinny mieć możliwość współpracy. Zadania każdego z nich mają inną specyfikę. Dobry task manager pozwala na intuicyjne działanie. Tworzy przestrzeń do planowania zadań projektowych związanych z kampaniami marketingowymi, ale i tych dotyczących rozwoju oprogramowania. Z powodzeniem mógłby również pomóc w wyznaczaniu celów osobistych czy prowadzeniu projektu w ramach uczelni.

Będziemy zadowoleni z narzędzia, w ramach którego dostępne są częste aktualizacje i nowe funkcje. Zwykle to sami użytkownicy mają trafne uwagi co do działania, dlatego twórcy powinni być wyczuleni na ich feedback.

Jakie narzędzia do zarządzania zadaniami pracowników są dostępne na rynku?

Narzędzia typu task manager mają bardzo różny charakter. Mogą przybierać formę kalendarza albo prostej, spersonalizowanej listy z zadaniami do wykonania i ich terminami, przypominającej tę tworzoną na kartce papieru. Task manager to także aplikacja, którą możemy w dużym stopniu konfigurować – z listą, w ramach której uwzględnimy wszystkie czekające na nas zadania, oraz dodatkowymi funkcjami.

Wiele narzędzi funkcjonuje online, bez potrzeby instalacji. Ma podstawowe funkcje i prostą listę. Istnieją również bardziej złożone rozwiązania do zarządzania projektami, za pomocą których możemy mieć kontrolę nad pełnym cyklem projektowym, jak i pojedynczymi obowiązkami. Nasz wybór może również paść na aplikację monitorującą czas. Ma możliwości zarządzania projektem i cechy task managera. Można w niej sprawdzać każde z zadań po datach albo biorąc pod uwagę budżet. Przyda się szczególnie dużym organizacjom lub pracownikom, którzy rozliczają się z organizacją na podstawie godzin. Ponadto do wyboru mamy także tablice Kanban. To świetne narzędzie wizualne, które pokazuje status aktualnych zadań. Eliminuje chaos, upraszcza komunikację zespołową i zwiększa produktywność.

Jak widać, możliwości wyboru jest dużo, a każde z narzędzi zapewnia elastyczność. Warto eksperymentować i łączyć różne metody, aby jak najlepiej zorganizować sobie pracę.

Który task manager wybrać?

Warto zdecydować się na licencję próbną i przetestować, jak działają różne narzędzia. Można sprawdzić kilka najlepszych, bezpłatnych task managerów i zwrócić uwagę, co nam w nich pasuje, a czego nie lubimy.

Skupmy się także na opiniach i recenzjach innych użytkowników. Jeżeli zwrócimy na nie uwagę, być może poznamy nawet nowy sposób korzystania z task managera, na który ktoś wpadł i udostępnił pomysł w Internecie. Bazując na internetowych recenzjach użytkowników z pewnością poznamy też możliwe mankamenty narzędzi, które nas interesują.

Miejmy na uwadze, że nawet, jeżeli dany task manager nie ma konkretnej funkcji, nie znaczy to, że nie będzie o nią wzbogacony w niedalekiej przyszłości. Najlepsze firmy zajmujące się oprogramowaniem działają iteracyjnie, regularnie wydając nowe funkcje.

Podobne wpisy

Blockchain publiczny vs. blockchain prywatny: definicje, różnice, podobieństwa

8 min

W ostatnich latach technologia blockchain szturmem zdobyła branżę technologiczną, oferując przedsiębiorstwom zupełnie nowy, a przy tym bardzo bezpieczny sposób obsługi transakcji. Możemy zakładać, że to dopiero początek, a w przyszłości aplikacje blockchain będą rewolucjonizować także inne branże.

pon./paź/2021
Więcej

Blockchain Wallet – czym jest? Wprowadzenie

7 min

Chociaż produkty oparte na blockchainie są dostępne na rynku już od kilku lat, wielu klientów wciąż ma pewne wątpliwości co do tego, jak działają niektóre mechanizmy łańcucha. Jednym z nich jest Blockchain Wallet, cyfrowy produkt, który zapewnia określone korzyści użytkownikom, którzy chcą przechowywać coiny, takie jak Bitcoin lub Ether, i zarządzać nimi.

pt./wrz/2021
Więcej

Czy pracownicy marnują czas na home office?

9 min

Przymus pracy zdalnej spadł na przedsiębiorców jak grom z jasnego nieba. Z dnia na dzień miliony osób na całym świecie znalazło się w pracy, nie ruszając się z domu: bez wcześniejszego przygotowania, stosownego przeszkolenia i ustalenia jasnych zasad co do tego, jak ich praca powinna teraz wyglądać. Taka sytuacja generuje konflikty i rodzi pytania o efektywność pracy zdalnej.

pt./lut/2021
Więcej

Czym jest DeFi? Korzyści i zastosowania zdecentralizowanych finansów

9 min

Jeżeli jesteś na bieżąco ze światową sceną blockchain, prawdopodobnie słyszałeś już o zdecentralizowanych finansach (w skrócie DeFi, od ang. decentralised finance). Jest to zbiorcze określenie dla całego ekosystemu trendów, teorii oraz rozwiązań, które aktualnie pojawiają się na rynkach krypto, fintech i innych.

pt./sie/2021
Więcej