Programy i narzędzia do pracy zdalnej

CornerRight 10 min
Firma

Programy i narzędzia do pracy zdalnej

Kontrola pracy zdalnej to często olbrzymie wyzwanie dla organizacji. Efektywne zlecanie zadań, komunikacja między pracownikami i sprawdzanie wyników pracy nie może się odbyć bez narzędzi i programów przeznaczonych do tego celu. 

Zastosowanie odpowiednich rozwiązań zwiększa wydajność zespołów przy pracy zdalnej. Z drugiej strony, nieodpowiednio dobrane lub źle wdrożone programy mogą narobić więcej szkód niż pożytku.

Oto kilka propozycji programów, dzięki którym upewnisz się, że czas pracowników nie przecieka Ci przez palce.

Tl;dr

W tym artykule podpowiadamy, jak uzyskać największą efektywność pracy zdalnej i jak dobrać odpowiednie narzędzia, by mieć pewność wyników biznesowych. Wiele aspektów pracy zdalnej można zoptymalizować za pomocą niedrogich narzędzi dostępnych w internecie. Aby zwiększyć przewagę konkurencyjną, można też sięgnąć po rozwiązania szyte na miarę firmy. 

 

Prawidłowy wybór i odpowiednie wdrożenie takich narzędzi będzie oznaczało prawdziwy skok jakościowy w organizacji pracy i krok w kierunku cyfrowej transformacji.

Rozpiętość rozwiązań IT w zakresie pracy zdalnej jest bardzo duża. Ten artykuł rozpoczniemy listą aplikacji, które można samodzielnie zaimplementować w firmie, a skończymy na największych, kompleksowych systemach, które łączą i automatyzują wszystkie aspekty wewnątrz przedsiębiorstwa. Lista ta jest subiektywna – opiera się na naszych doświadczeniach w realizacji podobnych projektów i korzystania z wymienionych narzędzi.

Najlepsze programy dla firm

Programy do komunikacji w firmie

Slack

Slack to obecnie najpopularniejszy komunikator w formie chatu. Jego mocną stroną są możliwości integracji z innymi narzędziami wykorzystywanymi w firmie – aplikacje mogą automatycznie informować w nim o ważnych mailach, zrealizowanych zadaniach czy aktualnych statystykach. 

Dzięki możliwości wątkowania, głosowania, tworzenia dodatkowych pokoi i dodawania hashtagów umożliwia łatwe wyszukiwanie danych i podejmowanie wspólnych decyzji.

Darmowa wersja Slacka ukrywa najstarsze wiadomości. Wersja płatna zaczyna się od ok. 6 dolarów za użytkownika za miesiąc. W praktyce, w dużych firmach często okazuje się to bardzo dużą kwotą, ale dla niewielkich zespołów nawet wersja darmowa w zupełności wystarcza do codziennej pracy.

Mattermost

Ze względu na wysoką cenę Slacka, istnieje sporo alternatywnych komunikatorów. Naszym ulubionym rozwiązaniem jest Mattermost – darmowy program open-source, który można praktycznie bezkosztowo uruchomić na własnym serwerze.

Ma ograniczone możliwości, ale jako darmowe rozwiązanie reprezentuje trudny do przebicia stosunek ceny do jakości. Do większości zastosowań w biznesie w zupełności wystarczy.

Zoom Video Conferencing

Zoom w trakcie pandemii odnotował błyskawiczny wzrost, oferując świetne rozwiązanie do videokonferencji, które jest bezpośrednią konkurencją dla Skype’a. 

Darmowa wersja świetnie się sprawdza w przypadku zespołów do 100 osób, z jedną niedogodnością: ograniczeniem długości spotkania do 40 minut. Płatne licencje zaczynają się od 150 dolarów rocznie.

Microsoft Office Teams

Kompleksowy system do komunikacji przeznaczony raczej dla dużych firm. Ma bardzo duże możliwości integracji, a darmowa wersja z limitem 300 użytkowników i dodatkowymi funkcjonalnościami zachęca do przetestowania w średnich i dużych firmach. Płatne plany zaczynają się od ok. 4 euro za użytkownika za miesiąc. 

Programy do planowania pracy

Trello

Trello jest najprawdopodobniej najłatwiejszym w obsłudze narzędziem do zarządzania zadaniami. Jest często wybierany zwłaszcza przez te firmy, które wcześniej nie miały jasnych procesów biznesowych. Opiera się na modelu kanban – zadania w formie wirtualnych karteczek samoprzylepnych przeklejamy między kolejnymi etapami procesu.

To proste rozwiązanie pozwala jednym rzutem oka zorientować się w postępie prac. Mimo prostoty Trello może być niezwykle użyteczne i znacznie ułatwić zarządzaniem zadaniami w firmie. To świetny pierwszy krok do wprowadzenia procesów w wersji elektronicznej. 

Podstawowa wersja jest darmowa. Bardziej zaawansowane funkcje kosztują od 10 dolarów za użytkownika na miesiąc.

Asana

Asana to bardzo popularna platforma do zarządzania zadaniami. Jest prosta w użyciu i łatwa we wdrożeniu.

Podstawowa, darmowa wersja w zupełności wystarcza małym zespołom, ale jeśli myślimy o zarządzaniu kompleksowymi projektami, konieczne może się okazać wykupienie wersji premium (od ok. 11 dolarów za osobę na miesiąc).

Jira

Platforma, którą znają wszyscy programiści. Umożliwia zarządzanie projektami w metodyce zwinnej. Umożliwia planowanie, śledzenie postępu, udostępnianie wyników pracy i raportowanie. Każdy, kto bierze udział w tworzeniu oprogramowania, z pewnością się z nim zetknął lub zetknie. 

Do 10 użytkowników program jest darmowy, powyżej tego limitu ceny zaczynają się od 7 dolarów za użytkownika.

Narzędzia do pracy zdalnej

Google Workspace (G Suite)

Zestaw aplikacji od Google obejmuje pocztę Gmail, kalendarz, komunikatory Meet i Chat, dysk Google Drive, programy Docs, Sheets, Slides i jeszcze parę innych aplikacji. Tworzą one spójny ekosystem Google, za pomocą którego można nie tylko realizować większość zadań stojących przed takimi działami, jak administracja czy sprzedaż, ale również zautomatyzować wiele procesów za pomocą wewnętrznych skryptów. 

Google Workspace może być niedrogim rozwiązaniem dla firm, które nie wymagają dużo elastyczności od oprogramowania i są w stanie dostosować się do jego ograniczeń. Jego największym konkurentem jest ekosystem Microsoft 365. 

Cena za dostęp do systemu zaczyna się od 6 dolarów za użytkownika na miesiąc.

Canva

Niezwykle przyjazne narzędzie do projektowania grafik, dokumentów i prezentacji. Nie posiada tak wielu opcji ( w porównaniu np. z pakietem Adobe), ale ze względu na bardzo niski próg wejścia możemy je polecić każdej firmie, która miała problemy z tworzeniem spójnych, ładnych i efektownych prezentacji. 

Canva oferuje wersję bezpłatną, która daje relatywnie dużo możliwości, ale posiada też uciążliwe ograniczenia. Wersja premium kosztuje od ok. 50zł na miesiąc.

TeamViewer

TeamViewer umożliwia zdalny dostęp do komputera. Jako przykład zastosowania możemy podać dwa standardowe scenariusze:

  • Napotykasz na problem z konfiguracją jednego z programów pracując zdalnie z domu. Informatyk, zamiast dyktować Ci komendy przez telefon, może połączyć się bezpośrednio z Twoim komputerem. Będzie mógł działać tak, jakby osobiście pracował na Twoim komputerze, poruszając myszką i wpisując odpowiednie komendy z klawiatury. Realizacja zadania, na które razem stracilibyście 20 minut, zajmie 5 minut pracy samego informatyka.
  • Musisz coś sprawdzić w programie księgowym, który jest zainstalowany na komputerze stacjonarnym w biurze. Dzięki zdalnemu pulpitowi możesz połączyć się z nim z dowolnego miejsca na świecie. Zobaczysz pulpit komputera, będziesz mógł uruchomić program i dotrzeć do potrzebnych informacji. Nie musisz nikogo prosić o realizację tego zadania za Ciebie – co jest szczególnie ważne w przypadku dostępu do poufnych danych.

Uwaga na bezpieczeństwo – dzięki programom takim jak TeamViewer możesz uzyskać zdalny dostęp do wszystkich danych na komputerze. To wygodne, ale jeśli ktoś przejmie Twoje hasła, będzie mógł uzyskać nad nim pełną kontrolę.

Programy do zarządzania sprzedażą (CRM)

  • Pipedrive

Procesy sprzedażowe w wielu firmach to prawdziwy chaos: ginące kontakty do klientów, dezinformacja, sprzeczne dane od sprzedawców czy brak wiarygodnych informacji o wynikach. 

Te problemy wiążą się najczęściej z brakiem procesów – najłatwiej rozwiązać je odpowiednim wdrożeniem oprogramowania typu CRM (Customer Relationship Management), które pomaga zarządzać relacjami z klientami. 

Przykładem prostego i skutecznego programu CRM jest Pipedrive. 

Program zachowuje wszystkie dane na temat aktualnych i potencjalnych klientów i pozwala planować kolejne akcje, umawiać rozmowy i notować spostrzeżenia i wnioski. Dzięki temu wiemy, co dokładnie robią sprzedawcy, a także jaka jest intensywność i efektywność ich pracy. Pomaga wprowadzić procesy, a co za tym idzie uporządkować działanie i optymalizować pracę w kierunku coraz lepszych wyników.

Pipedrive pozwala tworzyć procesy (tzw. lejki sprzedażowe) i śledzić postęp w przechodzeniu między nimi. Można go łatwo zintegrować z emailem. 

Ceny zaczynają się od ok. 12 dolarów za użytkownika miesięcznie.

Programy do zarządzania wiedzą

  • Wiki

Brak informacji o procesach czy utrudniony dostęp do tego typu danych to bolączka wielu firm.

Wiki (czy właściwie WikiWiki) to typ portali internetowych, które pozwalają na wspólne budowanie treści przez użytkowników. Przykładem jest Wikipedia. 

To użyteczne narzędzie dla firm, które pozwala budować wspólną bazę wiedzy i udostępniać informacje na temat m.in. procesów czy struktury. Twoja firma może mieć swoją własną wewnętrzną “Wikipedię” dającą łatwy dostęp do wszystkich danych. 

Programy ERP dla firm

Wydajna praca zdalna opiera się przede wszystkim na zarządzaniu zadaniami i komunikacji. Wymieniliśmy kilka programów, które rozwiązują problemy różnych działów firmy w tym zakresie.

Po drugiej stronie skali budżetowej mamy systemy klasy ERP, które podchodzą do problemu całościowo. Składają się z wielu modułów, które wspólnie obejmują całość działalności firmy. W takim złożonym systemie działania zespołu marketingu mogą automatycznie przekazywać dane potencjalnych klientów do działu sprzedaży, dział sprzedaży może generować zdania dla księgowości, automatycznie konsultować umowę z działem prawnym, przekazywać klienta po podpisaniu umowy do obsługi klienta itd.

Wszystkie te interakcje mogą zostać odwzorowane i zautomatyzowane w systemie ERP.

Firmy korzystają z tego typu rozwiązań, żeby egzekwować procesy, automatyzować je i monitorować efektywność działań. ERP narzuca struktur i pomaga uniknąć błędów. Dzięki tej standaryzacji możesz otrzymywać precyzyjne informacje na temat czasu, który zajmuje każde z wymienionych wyżej zadań i wykrywać miejsca, w których Twoja firma traci pieniądze. To świetna podstawa do optymalizacji i stopniowego udoskonalania firmy.

Jak łatwo się domyślić, wdrożenie takiego rozwiązania to wyzwanie. Jeśli Twoja firma dysponuje autorskimi procesami, które stanowią o jej konkurencyjności, często będzie musiała zderzyć się z niechęcią do zmian gotowych modułów producentów takich rozwiązań. Molochy typu SAP czy Comarch są przeznaczone do zastąpienia procesów w firmie. Ich elastyczność jest ograniczona i kosztowna.

Jako przykład może posłużyć nieudane wdrożenie oprogramowania SAP w Lidl. Projekt, który pochłonął 500mln Euro, zakończył się porażką i powrotem do starego systemu. Wiele historii z branży IT mówi też o wieloletnich wdrożeniach, które zaowocowały absurdalnie prostymi funkcjonalnościami (np. możliwością wygenerowania faktury).

Rozwiązania szyte na miarę

System ERP nie zawsze musi być dostarczony przez jednego z gigantów, i nie zawsze musi kosztować miliony złotych. 

To, co unikalne w Twojej firmie, stanowi o jej wartości i ma ogromny wpływ na konkurencyjność Twojej marki. Jej system IT powinien odzwierciedlać tę unikalność.

Często w takim podejściu można wykorzystać gotowe rozwiązania, w odpowiedni sposób zaadaptowane i spięte z resztą systemu. Pozwala to na całościową automatyzację procesów i automatyczne tworzenie dokumentów, które musiały do tej pory być “ręcznie” wytwarzane przez pracowników, generując dodatkowe błędy i koszty.

Podsumowanie: wybór oprogramowania do pracy zdalnej dla firm

Wybór odpowiedniego oprogramowania należy zacząć od analizy potrzeb biznesowych. Rynek dostarcza wiele możliwości – a analiza dostępnych rozwiązań wymaga czasu i specjalistycznej wiedzy technicznej na temat możliwości ich integracji. 

W 4soft możemy przeanalizować, ile czasu i pracy może zaoszczędzić każde z tych rozwiązań w Twojej firmie, i jak prezentuje się jego efektywność w porównaniu z dedykowanym rozwiązaniem dopasowanym do Twojego biznesu. Po więcej informacji zapraszamy do kontaktu na stronie 4soft.

Podobne wpisy

Blockchain publiczny vs. blockchain prywatny: definicje, różnice, podobieństwa

8 min

W ostatnich latach technologia blockchain szturmem zdobyła branżę technologiczną, oferując przedsiębiorstwom zupełnie nowy, a przy tym bardzo bezpieczny sposób obsługi transakcji. Możemy zakładać, że to dopiero początek, a w przyszłości aplikacje blockchain będą rewolucjonizować także inne branże.

pon./paź/2021
Więcej

Blockchain Wallet – czym jest? Wprowadzenie

7 min

Chociaż produkty oparte na blockchainie są dostępne na rynku już od kilku lat, wielu klientów wciąż ma pewne wątpliwości co do tego, jak działają niektóre mechanizmy łańcucha. Jednym z nich jest Blockchain Wallet, cyfrowy produkt, który zapewnia określone korzyści użytkownikom, którzy chcą przechowywać coiny, takie jak Bitcoin lub Ether, i zarządzać nimi.

pt./wrz/2021
Więcej

Czy pracownicy marnują czas na home office?

9 min

Przymus pracy zdalnej spadł na przedsiębiorców jak grom z jasnego nieba. Z dnia na dzień miliony osób na całym świecie znalazło się w pracy, nie ruszając się z domu: bez wcześniejszego przygotowania, stosownego przeszkolenia i ustalenia jasnych zasad co do tego, jak ich praca powinna teraz wyglądać. Taka sytuacja generuje konflikty i rodzi pytania o efektywność pracy zdalnej.

pt./lut/2021
Więcej

Czym jest DeFi? Korzyści i zastosowania zdecentralizowanych finansów

9 min

Jeżeli jesteś na bieżąco ze światową sceną blockchain, prawdopodobnie słyszałeś już o zdecentralizowanych finansach (w skrócie DeFi, od ang. decentralised finance). Jest to zbiorcze określenie dla całego ekosystemu trendów, teorii oraz rozwiązań, które aktualnie pojawiają się na rynkach krypto, fintech i innych.

pt./sie/2021
Więcej